Email Server US2 Down

Posted in Notifikasi , written by wahya on 24 April 2014

Pada jam 4 sore tadi salah satu email server kami mengalami permasalahan. Saat ini tim kami sedang melakukan tindakan untuk menyelesaikan masalah ini. Email Server yang mengalami gangguan adalah yang di pointing ke MX berikut:

us2.mx1.mailhostbox.com
us2.mx2.mailhostbox.com
us2.mx3.mailhostbox.com

Atau

us3.mx1.mailhostbox.com
us3.mx2.mailhostbox.com
us3.mx3.mailhostbox.com

Untuk mengetahui MX Server Anda, silahkan cek di www.mxtoolbox.com

Berdasarkan hasil investigasi yang kami lakukan terjadi permasalahan pada salah satu unit penyimpanan data email pada server tersebut. Saat ini kami sedang bekerjasama dengan vendor yang menyediakan unit penyimpanan tersebut untuk segera mengatasi permasalahan ini.

Effect dari permasalahan ini adalah Anda tidak bisa login ke webmail Anda, namun Anda masih bisa mengirimkan email jika Anda menggunakan applikasi email klien. Email yang masuk tidak akan hilang,dan akan dimasukan dalam daftar antrian.

Kami tidak dapat menentukan estimasi waktu untuk penyelesaian permasalahan ini, namun tim kami akan mengusahakannya semaksimal mungkin.

Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi, jika ada pertanyaan yang kurang jelas, silahkan hubungi tim support kami melalui tiket di Mongkipanel.

Update: 21.44 Wita:

Sambil menunggu penyelesaian permasalahan storage pada email server tersebut, saat ini kami sedang membuat channel baru, sehingga email yang masuk dalam antrian dapat Anda terima ke email Anda masing-masing. Estimasi waktu untuk pengerjaan ini sekitar 2 jam

Jika masalah pada unit penyimpanan sudah dapat teratasi kami akan melakukan analisis dan membuka akses ke email Anda yang lama. Estimasi untuk task ini kurang lebih 24 jam atau kurang.

Update 23.20 Wita:

Channel email telah berhasil dibuat. Pada stage ini semua email sudah dapat diakses kembali dan  bisa menerima dan mengirim email dengan baik. Tim kami masih bekerja keras agar email – email yang lama juga kembali di inbox Anda. Mohon tetap bersabar dalam menunggu.

Update 25 April 2014 01:23:

Seluruh fungsi email akun pada server saat ini sudah dikembalikan seperti semula. Semua email akun saat ini sudah bisa menerima dan mengirim email baik melalui webmail maupun email klien.

Hanya saja, saat ini Anda belum dapat melihat email – email lama Anda yang masuk di inbox Anda sebelum permasalahan ini terjadi. Tim kami masih tetap bekerja keras agar seluruh email Anda kembali ke inbox Anda saat ini.

Update 25 April 2014 08.20

Proses restorasi email sebelum terjadinya masalah ini ke unit penyimpanan sedang berlangsung. Untuk sementara Anda tidak akan dapat mengakses email yang masuk sebelum masalah ini terjadi. Tim kami saat ini memfokuskan diri untuk penyelesaian masalah ini dan masih bekerja agar proses ini berjalan dengan baik.

Update 25 April 2014 11.10:

Dalam stage ini Anda tidak bisa menambahkan, edit atau manage email Anda. Namun Anda masih bisa mengirim dan menerima email dengan baik.

 

Update 25 April 2014 12.30:

Proses mengembalikan email Anda ke unit penyimpanan baru memerlukan waktu yang lebih banyak dari perkiraan kami sebelumnya. Sementara ini, fungsi imap server kami harus disable agar proses restorasi dapat berjalan lebih cepat. Jika Anda menggunakan imap server, untuk sementara silahkan gunakan webmail atau pop untuk mengakses email Anda, sampai nanti proses restorasi ini berjalan dengan lancar.

Namun jika sebelumnya Anda telah menggunakan pop pada applikasi email klien, hal ini tidak akan menjadi masalah bagi Anda. Email – email Anda sebelum masalah ini terjadi seharusnya sudah Anda download.

Update 26 April 2014 16.19:

Tim kami masih bekerja untuk mengembalikan email Anda dari unit penyimpanan yang lama ke unit penyimpanan yang baru. Kami tidak bisa menentukan estimasi waktu yang tepat untuk proses ini. Silahkan ikuti update dari pernasalahan ini lebih lanjut pada post ini

Update 28 April 2014 18.38:

Sampai tahap ini, tim kami masih memprioritaskan task ini sebagai prioritas tertinggi. Seperti pada update sebelumnya, beberapa dari Anda kemungkinanan tidak bisa menerima email dari handphone maupun applikasi klien lain yang menggunakan IMAP. Proses restorasi ini berjalan lebih lama karena kami memerlukan special technique agar perpindahan berjalan dengan baik.

Kami sarankan Anda untuk menggunakan POP atau Webmail untuk sementara ini. Email pada inbox Anda yang masuk sebelum tanggal 24 April 2014, masih belum bisa Anda temukan pada mail server, karena proses restorasi ini masih berjalan.

Sekali lagi, mohon maaf atas ketidaknyamanan yang diakibatkan.

29 April 2014 05.22:

Berikut ini beberapa rangkuman pertanyaan yang sama yang kami dapatkan dari beberapa user:

Mengapa hal ini terjadi?

Beberapa bulan yang lalu kami menggunakan cluster storage baru untuk email hosting tersebut. Dalam prosesnya secara tidak sengaja data terhapus dari cluster.

Apa yang Anda lakukan untuk mengembalikan email saya?

Terhapusnya data pada cluster merupakan hal yang sangat jarang terjadi dan ini merupakan tantangan bagi kami. Seperti yang telah kami jelaskan sebelumnya, saat ini kami telah bekerja sama dengan perusahaan yang ahli dibidang penyimpanan data untuk merekonstruksi data Anda. Namun hal ini ternyata membutuhkan waktu yang sangat lama, dan bisa jadi membutuhkan beberapa minggu untuk menyelesaikan proses ini. Namun tim kami masih terus berusaha agar permasalahan ini segera dapat diselesaikan.

Apakah email saya akan hilang selamanya?

Ada kemungkinana email tersebut tidak dapat di cover dalam proses rekonstruksi data ini. Namun saat ini proses rekonstruksi sedang berlangsung. Kami masih tetap berusaha agar data email dan user yang kembali bisa sebanyak mungkin dan secepat mungkin menggunakan kemampuan kami secara maksimal.

Apakah hal yang sama akan terjadi lagi suatu saat nanti?

Kasus ini sangat jarang terjadi. Kami akan melakukan analisa detail tentang apa yang terjadi sehingga dikemudian hari kami dapat melakukan tindakan pencegahan lebih awal agar tidak terulang kembali.

30 April 2014 05.35:

Update proses recovery

Proses recovery data masih sedang berlangsung sampai pagi ini. Tim kami sudah menganalisa setiap meta data yang akan di-recovery dan mengindentifikasi setiap content yang ada didalamnya sebagai persiapan untuk proses recovery ke data penyimpanan yang baru. Mohon diperhatikan, seperti update kami sebelumnya, proses ini dapat memakan waktu beberapa minggu, karena tim kami akan melakikan rebuilding setiap file dari meta data yang ditemukan pada setiap unit penyimpanan yang terdistribusi secara redundant dibeberapa disk, kemudian melakukan rekonstruksi ulang struktur inbox setiap user satu demi satu.

IMAP Services

Pada tanggal 25 April 2014, kami telah mematikan IMAP services dan mengijinkan Anda untuk menggunakan POP agar Anda memiliki backup data secara lokal. Selain itu untuk menghindari agar email Anda yang masuk tidak terhapus selama masa recovery. Silahkan setup email Ansa menggunakan applikasi klien seperti outlook, thunderbird dsb agar Anda memiliki backup email di lokal, sebelum kami melakukan persiapan untuk menghidupkan kembali IMAP service.

1 Mei 2014 23.45:

Mohon maaf jika ada keterlambatan kami dalam update tentang masalah ini. Pada tanggal 5 Mei 2014, kami berencana untuk mengaktifkan kembali fungsi IMAP sehingga fungsi email Anda dapat kembali berjalan dengan normal.

Apa yang harus Anda lakukan?

Kami menyarankan Anda untuk melakukan backup terhadap semua email Anda yang telah tersimpan di lokal agar nanti pada saat Anda mengaktifkan kembali fungsi IMAP tidak ada email yang hilang.

Khusus untuk Anda yang terkena dampak dari permasalahan email ini, kami akan menginformasikan via email langkah – langkah backup yang harus Anda lakukan.

5 Mei 2014 22.45:

Seperti update kami sebelumnya, per hari ini kami sudah mengaktifkan kembali fungsi IMAP pada server agar Anda bisa kembali menerima email melalui applikasi handphone maupun PC yang menggunakan IMAP.

Namun sebelum itu, kami tetap menyarankan agar Anda melakukan backup terlebih dahulu pada komputer lokal Anda, agar tidak ada email yang hilang pada saat nanti proses sinkronisasi berlangsung menggunakan IMAP.

7 Mei 2014 21.43:

Tidak banyak yang kami bisa informasikan kepada Anda mengenai progress recovery yang sedang berlangsung. Tim kami masih tetap melakukan recovery baik secara manual maupun otomatis dengan membuat script program agar email Anda yang hilang sebelumnya kembali di inbox Anda.

Dalam dua minggu terakhir, kami telah berusaha sebaik mungkin untuk mencari solusi yang terbaik agar permasalahan ini segera terselesaikan. Usaha kami akan masih berlanjut untuk beberapa minggu kedepan.

Share on Facebook or , read previous article or go to the next one.